En su reunión de 2 de noviembre de 2007, el Comité Preparatorio de la XII UNCTAD, que viene sesionando desde el 15 de octubre, decidió celebrar dos encuentros con organizaciones de la sociedad civil, para darles la oportunidad de contribuir al proceso preparatorio y formular comentarios sobre el texto de negociación previo a la conferencia. Se fijaron las fechas del 28 de enero y el 3 de marzo para los encuentros de media jornada.
Se alentó a asistir a esas reuniones a las organizaciones de la sociedad civil reconocidas como observadoras por la UNCTAD, y a las acreditadas para la XII UNCTAD y su proceso preparatorio.
En el primer encuentro los representantes de la sociedad civil examinaron temas relacionados con los cuatro subtemas de la conferencia. Las conclusiones del encuentro se presentan en un informe resumido del Comité Preparatorio.
El segundo encuentro se centró en el subtema 4 de la conferencia: "Fortalecer la UNCTAD: reforzar su papel en el desarrollo, su impacto y su efectividad institucional", pero también se hizo referencia a los otros tres subtemas.
Se pidió a las organizaciones de la sociedad civil que no pudieran asistir a las reuniones de Ginebra que presentaran contribuciones por escrito sobre los cuatro subtemas del texto de negociación previo a la conferencia.