À sa réunion du 2 novembre 2007, le Comité préparatoire de la douzième session de la Conférence, en session depuis le 15 octobre, a décidé d'organiser deux rencontres avec les organisations de la société civile pour leur permettre de contribuer à la préparation et de faire part de leurs observations sur le texte de négociation. Les deux rencontres, d'une demi journée chacune, ont été fixées au 28 janvier et au 3 mars 2008.
Les organisations de la société civile ayant le statut d'observateur auprès de la CNUCED et celles qui ont été accréditées pour participer à la douzième session de la Conférence et à sa préparation ont été invitées à ces rencontres.
À la première rencontre, les représentants de la société civile ont examiné différentes questions se rapportant aux quatre thèmes subsidiaires de la Conférence. Les résultats de la réunion ont fait l'objet d'un rapport adressé au Comité préparatoire de la Conférence.
La seconde rencontre a été plus spécialement consacrée au thème subsidiaire 4 ? Renforcer la CNUCED, son rôle en matière de développement, son impact et son efficacité institutionnelle; les trois autres thèmes subsidiaires ont également été abordés.
Les organisations de la société civile qui ne pouvaient participer aux rencontres à Genève ont été invitées à fournir des contributions écrites sur les quatre thèmes subsidiaires du texte de négociation.